Business automation in 2025.
Make, GHL, Zapier: when to use each.
Automatización de negocios en 2025.
Make, GHL, Zapier: cuándo usar cada uno.
Automation used to mean hiring a developer, waiting weeks and spending money you didn’t have. In 2025, the barrier is almost gone. The real question isn’t whether to automate — it’s knowing which tool to use for which job.
I’ve set up automations for businesses using Make, Go High Level and Zapier. Each one has a very specific sweet spot, and choosing wrong means building workflows that technically work but practically create more problems than they solve.
The most common mistake is automating a broken process. If a task is messy when done manually, automating it just makes the mess happen faster. Fix the process first, then automate it.
Step 1: Know what’s worth automating
Not everything should be automated. Good candidates have three things in common: they happen repeatedly, they follow a predictable pattern, and they don’t require judgment or creativity.
Start by looking at where your team’s time goes. The tasks that feel boring, repetitive and low-value are usually the best targets. Common ones:
- Sending confirmation emails after a form submission or purchase
- Updating a CRM when a lead comes in from a landing page
- Notifying your team on Slack when something happens in another tool
- Moving data between apps (from a form to a spreadsheet to an email)
- Following up with leads who haven’t responded after a set number of days
- Generating weekly reports from data that already exists
Step 2: Pick the right tool
Here’s the honest comparison. Each tool is genuinely good, but they’re built for different things.
If you’re a service business managing clients and leads, start with GHL. If you need to connect many different tools with complex logic, Make is more powerful. If you just need something simple and fast, Zapier wins.
Step 3: Build your first workflow
Here’s a real example of a lead capture workflow that most service businesses should have running:
Trigger: new lead submits a contact form
Your website form fires. This is the starting point for the whole sequence.
Lead added to CRM automatically
Name, email, phone and message saved with the correct tags and pipeline stage. No manual entry.
Instant confirmation email sent to the lead
A personalised email goes out within seconds. Sets expectations, builds trust and reduces “did you get my message?” messages.
Internal notification to your team
Slack message or email with the lead’s details so someone can follow up fast.
Follow-up sequence starts if no reply in 48h
If the lead hasn’t booked or replied, an automated follow-up goes out. Not pushy — just present.
This workflow takes a few hours to set up properly. Once it’s running, it works 24 hours a day without you touching it. Every lead gets a fast, consistent response regardless of when they contact you.
The mistakes I see most often
After setting up automations for multiple businesses, these are the patterns that keep coming back:
- Automating too much too fast. Start with one workflow. Get it right. Then expand.
- No error handling. What happens when a step fails? If there’s no alert, you won’t know until a lead falls through the cracks.
- Not testing edge cases. What if the form is submitted twice? What if a required field is empty? Test the weird scenarios before going live.
- Choosing tools based on price alone. The cheapest option usually costs more in time lost fixing things that don’t work properly.
- Never reviewing after setup. Automations need maintenance. Apps update, APIs change, business processes evolve.
The goal isn’t to automate everything. It’s to free up the hours your team spends on tasks that don’t need a human, so you can spend that time on things that do.
Where to start this week
Pick one process. The most repetitive, most manual, most frustrating one. Map it out on paper first — what triggers it, what steps happen, what the end result should be. Then build it in the tool that fits.
If you’re not sure which tool makes sense for your situation, or you want someone to set it up properly the first time, that’s exactly what I do. Get in touch and we’ll figure it out together.
Automatizar un negocio solía significar contratar un desarrollador, esperar semanas y gastar dinero que no tenías. En 2025, la barrera casi ha desaparecido. La pregunta real no es si automatizar, es saber qué herramienta usar para cada tarea.
He configurado automatizaciones para negocios usando Make, Go High Level y Zapier. Cada uno tiene un punto fuerte muy específico, y elegir mal significa construir flujos que técnicamente funcionan pero en la práctica crean más problemas de los que resuelven.
El error más común es automatizar un proceso roto. Si una tarea es un desastre cuando se hace manualmente, automatizarla solo hace que el desastre ocurra más rápido. Arregla el proceso primero, luego automatízalo.
Paso 1: Saber qué merece la pena automatizar
No todo debería automatizarse. Los buenos candidatos tienen tres cosas en común: ocurren de forma repetitiva, siguen un patrón predecible y no requieren juicio ni creatividad.
Empieza mirando en qué se va el tiempo de tu equipo. Las tareas que parecen aburridas, repetitivas y de poco valor son normalmente los mejores objetivos. Las más comunes:
- Enviar emails de confirmación después de un formulario o compra
- Actualizar el CRM cuando llega un lead desde una landing page
- Notificar al equipo en Slack cuando algo ocurre en otra herramienta
- Mover datos entre apps (de un formulario a una hoja de cálculo a un email)
- Hacer seguimiento a leads que no han respondido después de X días
- Generar informes semanales a partir de datos que ya existen
Paso 2: Elegir la herramienta correcta
Esta es la comparación honesta. Cada herramienta es genuinamente buena, pero están pensadas para cosas distintas.
Si eres un negocio de servicios gestionando clientes y leads, empieza por GHL. Si necesitas conectar muchas herramientas con lógica compleja, Make es más potente. Si simplemente necesitas algo simple y rápido, Zapier gana.
Paso 3: Construir tu primer flujo
Este es un ejemplo real de flujo de captación de leads que la mayoría de negocios de servicios deberían tener funcionando:
Trigger: un lead envía el formulario de contacto
Tu formulario web se activa. Este es el punto de partida de toda la secuencia.
Lead añadido al CRM automáticamente
Nombre, email, teléfono y mensaje guardados con las etiquetas y etapa de pipeline correctas. Sin entrada manual.
Email de confirmación enviado instantáneamente
Un email personalizado sale en segundos. Establece expectativas, genera confianza y reduce los “¿recibiste mi mensaje?”.
Notificación interna a tu equipo
Mensaje de Slack o email con los datos del lead para que alguien pueda hacer seguimiento rápido.
Secuencia de seguimiento si no hay respuesta en 48h
Si el lead no ha reservado ni respondido, sale un seguimiento automatizado. Sin presión, solo presencia.
Este flujo tarda unas horas en configurarse correctamente. Una vez en marcha, funciona 24 horas al día sin que lo toques. Cada lead recibe una respuesta rápida y consistente sin importar cuándo contacte.
Los errores que veo con más frecuencia
Después de configurar automatizaciones para múltiples negocios, estos son los patrones que siguen apareciendo:
- Automatizar demasiado demasiado rápido. Empieza con un flujo. Hazlo bien. Luego expande.
- Sin gestión de errores. ¿Qué pasa cuando un paso falla? Si no hay alerta, no lo sabrás hasta que un lead se pierda.
- No testear casos límite. ¿Qué pasa si el formulario se envía dos veces? ¿Si un campo obligatorio está vacío? Testea los escenarios raros antes de ir a producción.
- Elegir herramientas solo por precio. La opción más barata suele costar más en tiempo perdido arreglando cosas que no funcionan bien.
- No revisar después de configurar. Las automatizaciones necesitan mantenimiento. Las apps se actualizan, las APIs cambian, los procesos evolucionan.
El objetivo no es automatizar todo. Es liberar las horas que tu equipo dedica a tareas que no necesitan un humano, para poder dedicar ese tiempo a las que sí lo necesitan.
Por dónde empezar esta semana
Elige un proceso. El más repetitivo, el más manual, el más frustrante. Dibújalo primero en papel: qué lo dispara, qué pasos ocurren, cuál debería ser el resultado final. Luego constrúyelo en la herramienta que encaje.
Si no estás segura de qué herramienta tiene sentido para tu situación, o quieres que alguien lo configure bien a la primera, eso es exactamente lo que hago. Escríbeme y lo vemos juntos.